Mijn perfecte mappen-systeem voor e-mail

E-mail blijft voor veel mensen een medium wat ergens tussen “best handig” en “was het maar gewoon nooit uitgevonden” ligt. Aan de ene kant biedt het allerlei leuke dingen, en aan de andere kant is het voor velen iets wat erg veel tijd opslokt.

Een goede indeling in de juiste mappen kan daar bij helpen, om je zo een sneller overzicht in je inbox te geven.

In dit artikel deel ik mijn perfecte mappen-systeem. Ik zal niet zeggen dat het voor iedereen werkt, omdat het natuurlijk afhankelijk is van een aantal factoren.

Met name als je het gevoel hebt dat je wel érg veel e-mail krijgt, het niet goed onder controle kan houden, en e-mail meer tijd kost dan je zou willen… Dan is deze structuur voor jou.

Waarom heb ik e-mail mappen nodig?

De eerste vraag die je misschien hebt: “waarom heb ik e-mail mappen nodig?”.

Wanneer je helemaal geen mappen zou gebruiken, kom je terug op twee opties:

Je bewaart alles in de inbox
Je stopt alles in het archief, en vindt e-mails terug met de zoekfunctie

Een lege inbox map: het concept van “inbox zero”

Misschien heb je ooit wel eens gehoord van “inbox zero”; je Postvak In altijd naar 0.

Het is een populaire techniek bij mensen die bezig zijn met productiviteit, al wordt de regel regelmatig verkeerd begrepen.

Wat het wél betekent: elke keer dat je met je e-mail aan de slag gaat verwerk je elke e-mail uit je inbox. Elke mail gaat dus een andere map in, en in de inbox zitten alleen e-mails die je nog niet gezien hebt. Zo houd je duidelijk overzicht over je e-mails.
Wat het níet betekent: elke keer dat er een e-mail binnenkomt laat je alles vallen om zo snel mogelijk die e-mail te behandelen, want je Postvak In mag nooit een e-mail bevatten.

Waar de eerste methode je uiteindelijk helpt tijd te besparen, zou deze tweede methode je juist tijd kosten. Je wordt dan namelijk steeds uit je concentratie gehaald.

In dit e-mail mappen-systeem gaan we ook uit van deze methode. We zorgen dat er voor elk type e-mail een juiste map is, waardoor je deze methode goed kunt toepassen.

Alles in het archief stoppen

Dat tweede is op zich geen gek idee, en we gaan nog al vertrouwen op de zoekfunctie in dit systeem. (Hoewel je zelf kunt spelen met de verhouding hoe veel je wilt vertrouwen op de zoekfunctie, en hoe veel werk je wilt stoppen in het organiseren in mappen.)

Het probleem zit ‘m er in dat de zoekfunctie heel goed werkt om een e-mail op te zoeken… Wanneer je weet welke e-mail je zoekt.

Dat betekent dat je alsnog in je hoofd moet gaan houden welke e-mails een antwoord nodig hebben, welke e-mails je later wilt lezen et cetera

Als je dat op wilt schrijven op een takenlijstje is er niet echt iets aan de hand, maar dat zorgt dan mogelijk weer voor dubbel werk. En waarom zou je meer werk willen doen dan nodig?

De e-mail mappen voor dit systeem

Even resumeren: je hebt e-mail mappen nodig om je e-mail inbox leeg te kunnen houden van e-mail die je al gezien hebt, en we hebben dus een map nodig voor ieder type e-mail.

De mappen die we gaan gebruiken zijn als volgt:

Inkomend (Postvak In/Inbox): dit is gewoon je standaard inbox, waar al je e-mail binnenkomt
Later (Lezen): de map Later, of Lezen, kun je gebruiken voor e-mails die geen haast hebben, en die je later wilt bekijken. Bijvoorbeeld nieuwsbrieven die niet per se actueel hoeven te zijn. (Denk aan een e-mail met tips om je e-mail in te delen. ;-))
Beantwoorden: e-mails die een antwoord nodig hebben, wat je niet even snel in 2-3 alinea’s kunt typen. Een aardige vuistregel hier is de 2-minuten-regel. Kun je de e-mail niet in 2 minuten beantwoorden? Dan zet je deze aan de kant voor later.

Zo kun je bij het verwerken van je inbox even goed de focus houden op verwerken, en kun je later reageren op alle e-mails in de map “Beantwoorden”, wat je juist in een modus zet waarin je e-mails aan het beantwoorden bent.
Referentie: e-mails die je nog nodig hebt voor de informatie die er in zit. Deze e-mails wil je snel kunnen raadplegen.
Nakijken: dit is een wat andere map dan de rest. In deze map plaats je namelijk e-mails die je Verzonden hebt, en niet e-mails die je Ontvangen hebt.

Je plaatst een verzonden e-mail hier in, als je deze later wilt opvolgen. Wanneer je iemand bijvoorbeeld een vraag gesteld hebt kun je die e-mail in deze map plaatsen.

Loop dan twee keer per week even door de e-mails in deze map heen, en kijk of er e-mails zijn die bijvoorbeeld meer dan een week oud zijn, en nog geen reactie hebben. Nu kun je daar even handig op opvolgen.

Afhankelijk van de ontvanger, de inhoud van de e-mail, je relatie met de ontvanger etc. kun je natuurlijk ook een kortere termijn aan houden. Na een uur een e-mail sturen of iemand je mail gehad heeft is echter niet zo netjes. 😉
Archief: alle e-mail die je niet wilt verwijderen, maar verder niet in één van bovenstaande mapjes hoort komt hier terecht.

Ook vanuit de andere mappen zul je dus veel naar deze map verplaatsen. Een e-mail die eerst in beantwoorden stond, maar nu beantwoord ís, gaat bijvoorbeeld naar het archief. En een gelezen nieuwsbrief in Later gaat ook naar dit mapje toe.

En dat zijn ze al. Met die vijf mappen (zes, als je de inbox meetelt) kun je al je e-mail eenvoudig beheren.

Het geeft je een goede balans tussen de juiste mappen om e-mails terug te kunnen vinden, maar niet zo veel dat je over elke e-mail eerst minuten moet nadenken om te beslissen in welke map deze het beste past.

Heb je nu meer dan 100 e-mails in je inbox? Dan is de makkelijkste manier om te starten nu een map “Inbox Archief” te maken, alle e-mail daar in te zetten, en je inbox nu op 0 te starten.

Je kunt dan altijd nog door die e-mails in “Inbox Archief” gaan als het nodig blijkt, maar dan heb je in ieder geval een schone start en kun je vanaf nu de inbox “leeg” houden.

Kan ik ook andere e-mail mappen gebruiken?

In sommige gevallen zul je niet genoeg hebben aan deze zes mappen. Je kunt dan natuurlijk ook meer mappen gebruiken.

Meestal is het dan echter wel verstandig om dit submappen te maken van referentie, archief of later.

Dan heb je bijvoorbeeld de hoofdmap later, met daar onder de mappen zakelijke nieuwsbrieven en privé nieuwsbrieven.

Of de map Beantwoorden, met daar onder de mappen Klanten, Familie en Vragen.

Let op dat je niet zo veel mappen gaat maken dat je het overzicht juist kwijtraakt. Vertrouw ook vooral op de zoekfunctie van je e-mail programma.

E-mail supersnel in de juiste mappen

Het fijne aan dit systeem is dat je heel snel kunt kiezen in welke map een e-mail thuis hoort. Maar zelfs dan, hoe snel je dat ook doet, een computer zal altijd sneller zijn.

Daarom leer je in de e-mail cursus van de Apple Coach Academie ook werken met slimme mappen, filters en regels.

Zo hoef je zelf het werk niet te doen, en gaat er van alles automatisch.