Apple Coach

Home » Apple Tips » Mac Tips » [Serie: Je inbox leeg] Laat je niet gek maken: zet email notificaties uit

[Serie: Je inbox leeg] Laat je niet gek maken: zet email notificaties uit

Na het volgen van de voorgaande tips kan het nog steeds dat je veel mail in je inbox krijgt. Als kenniswerker kan het heel goed voorkomen dat je 100 mails per dag moet beantwoorden.

Het is vaak niet handig om direct op deze emails te reageren, waardoor ik mensen vaak vertel dat ze emailnotificaties beter uit kunnen zetten. Dit wil zeggen dat je alle notificaties van nieuwe mail uitschakelt.

Géén push mail op je iPhone, geen automatische download in Mail.app, geen ongelezen-cijfertje bij je Dock icoon of mapjes. Allemaal uit.

Dit doe je in Mail als volgt:

Open Systeemvoorkeuren via het -menu linksboven (Apple logo)
Klik op Berichtgeving
Klik links op Mail
Mail-meldingsstijl: Geen
Badge-appsymbool uit
Speel geluid af bij meldingen uit

Je zult nu handmatig op de “Haal op”-knop moeten drukken om je email op te halen, of natuurlijk de sneltoets +Shift+N gebruiken. Bovendien wordt er geen geluid meer afgespeeld als er nieuwe mail is.

Als je dan twee keer per dag je mail leest en in één keer verwerkt kun je de rest van de tijd gebruiken om ‘echt’ werk te doen.

Spreek bijvoorbeeld met jezelf af dat je alleen om 10.00, 12.00 en 16.00 je email checkt om te beginnen. Afhankelijk hoe laat je begint heb je dan in ieder geval een uur voor werk gedaan voor je de eerste mails ziet, één à twee uur voor de lunch en ‘s middags nog een paar uur voor “echt” werk. Als je merkt dat dit werkt kun je ook gaan kijken om het terug te brengen naar twee keer, bijvoorbeeld 10.00 en 16.00.

Misschien denk je dat jij dit niet kan omdat je te veel urgente emails krijgt. Als dit het geval is zijn er een aantal dingen die je kunt doen:

Neem een korte pauze

Neem eens even een moment (één tot twee minuten) voor je een mail beantwoord. Vraag jezelf in deze pauze af of de mail écht urgent is en wat er gebeurt als je deze mail niet op tijd beantwoord. Probeer echt de uitkomst te visualiseren. Loopt iemand omzet mis als jij de mail niet nu gelijk beantwoord? Kan je collega niet doorwerken? Staan er mensenlevens op het spel?

Visualiseer de uitkomst als dat helpt voor jou en besluit dan of de email echt zó urgent is dat je deze direct moet beantwoorden.

Vaak zul je zien dat de mail helemaal niet zo urgent is en best even een paar uur kan wachten.

Altijd dezelfde mensen

Krijg je deze “urgente” emails vaak van dezelfde collega’s of klanten? Waarschijnlijk wijst dit op een ander probleem. Met name klanten die mails sturen die je snel moet beantwoorden betekent in veel gevallen dat klanten zich slecht geïnformeerd voelen.

Een beter idee is dan het versturen van regelmatige updates, uit jezelf. Deze proactieve houding zal ook door je klanten gewaardeerd worden.

Als je hier een vast formaat voor aanhoudt (bijvoorbeeld door TextExpander te gebruiken) kosten ze je ook veel minder tijd.

Je kunt ook afspreken dat je één keer per week belt met de klant en dan de voortgang doorspreekt. Een geplande call van een half uur kost waarschijnlijk minder tijd dan steeds de urgente mails te beantwoorden.

Verschillende communicatiemiddelen inzetten

Was email het juiste communicatiemiddel? Vaak is email ook helemaal niet het juiste middel. Als je merkt dat je heel snel heen-en-weer aan het mailen bent (ook wel bekend als “slow-chat” in technische kringen) kan het wel eens zo zijn dat je beter een ander medium kunt gebruiken.

Pak je telefoon eens wat vaker op of gebruik Skype om gratis via de computer te bellen en berichtjes te sturen naar contacten. Zorg dat je hier regelmatig bereikbaar bent, en laat a.d.h.v. je status zien of je gestoord kan worden voor niet-urgente zaken.

Het kan zijn dat je collega’s of klanten zult moeten “opvoeden” en ze leren dat jij je email niet realtime verwerkt, maar dat je dit doet zodat je uiteindelijk beter werk kunt opleveren. Misschien raken zij ook enthousiast en gaan ze hetzelfde doen als jij!