Apple Coach

Home » Apple Tips » Mac Tips » GTD: Wat iedereen moet weten over Mail en Getting Things Done

GTD: Wat iedereen moet weten over Mail en Getting Things Done

Het toepassen van de Getting Things Done-methode komt ook terug in het gebruik van je email. Ik heb hier al eerder geschreven over methodes om email te verwerken met je Mac, die losjes geïnspireerd zijn door GTD.

Wil je écht aan de slag met Getting Things Done? In dit artikel leer je hoe je Mail op je Mac helemaal inricht voor GTD!

De juiste mappen aanmaken voor GTD

Om te beginnen gaan we de juiste mappen aanmaken. Dit doe je via Postbus -> Nieuwe postbus.

Je hebt de volgende mappen nodig (en eigenlijk niet meer dan dat):

Inbox
Actie
Ooit / misschien
Wachten op
Archief: hier kun je, als je dat fijn vindt, submappen gebruiken per project
Referentie: net als het archief heb je hier wellicht submappen per project

Emails verplaatsen naar mappen

Kijk nu eens naar alle emails in je inbox. Ook hier ga je weer beslissingen over nemen. Selecteer één voor één je emails, van oud naar nieuw, en sla er geen één over.

Bij elke email neem je een beslissing en voer je de bijbehorende actie uit:

Mail moet beantwoord worden	Kun je de email beantwoorden in 2 minuten? Nu doen! Anders verplaatsen naar ‘actie’.
Er staat een taak in die jij moet uitvoeren	Schrijf de taak op je takenlijst (in het volgende artikel meer over takenlijsten) en verplaats de email naar je archief
Er staat een taak in die beter uitgevoerd kan worden door iemand anders	Stuur de email door en plaats een kopie in je “Wachten op”-map
Je hebt de email nog nodig voor informatie	Verplaatsen naar referentie
Je hoeft niets meer te doen met de email	Archiveren of weggooien

Nu al je emails in de juiste mappen zitten gaan we verder kijken hoe je dit proces toe kan passen om elke dag te eindigen met een lege inbox!

GTD elke dag toepassen op je inbox

De bovenstaande tabel is ook gestructureerd in onderstaande flowchart (die je ook kunt downloaden als PDF-bestand):
Een flowchart die het GTD (Getting Things Done) proces volledig beschrijft

Door deze flowchart te bekijken bij elke email die je ontvangt zal er geen mailtje in je inbox blijven! Natuurlijk zal je flowchart na een tijdje in je hoofd hebben en niet meer noidg hebben, maar tot die tijd kan het handig zijn om de PDF op te slaan in Evernote of uit te printen en op je bureau te leggen!

Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen: heb je GTD ook toegepast op je email? Hoe voelt het om elke dag een lege inbox te hebben?