Apple Coach

Home » Apple Tips » Mac Tips » Getting Things Done (GTD): Hoe werkt dat (op een Mac)?

Getting Things Done (GTD): Hoe werkt dat (op een Mac)?

Als je de serie over het leegkrijgen van je inbox gevolgd hebt ervaar je vast hoe fijn het is om een leeg hoofd te hebben. Denken over je werk, in plaats van aan je werk. Daar heb ik ook aangegeven dat het gebruik van een takenlijst erg nuttig is, omdat je zo overzicht houdt van de acties die je nog moet doen.

In deze serie, “GTD op je Mac“, wil ik gaan kijken naar het inrichten van je Mac voor “Getting Things Done” – een methode bedacht door David Allen. Deze methode helpt je om niet alleen je inbox leeg te maken, maar ook je hoofd leeg te maken.

Heb je nog nooit van Getting Things Done (Nederlands: Dingen Gedaan Krijgen) gehoord? Dan raad ik je aan eerst het boek te kopen voor je verder gaat.

Hoewel er in principe geen vereiste voorkennis is bij deze serie, helpt het wel als je al al weet hoe het systeem werkt. Bovendien kan ik niet zover uitweiden over het onderwerp als David Allen in zijn boek heeft gedaan.

Als je toch al gelijk aan de slag wilt met GTD, en niet kunt wachten tot je het boek hebt gelezen, vind je hier onder een korte inleiding op de methode.

De vijf stappen van het Getting Things Done proces

Het proces wat Allen beschrijft bestaat eigenlijk uit vijf belangrijke stappen:

Verzamelen
Verwerken
Organiseren
Nakijken
Doen

De laatste stap, doen, ga ik in deze serie niet bespreken. Het uitvoeren van je acties moet je gewoon doen en dat moet je zelf doen. 😉

GTD Stap 1: Fysiek verzamelen

De eerste stap is het verzamelen van alle fysieke dingen in je omgeving. Doe dit zowel op kantoor als thuis. Als je Gettings Things Done nog niet gebruikt kan het misschien veel lijken om dit zo te doen, maar het draait er uiteindelijk om dat je alle losse eindjes en open dingen uit je hoofd hebt.

Verzamel gewoon alle stukjes papier, bonnetjes, memo’s, post-its, etc. in een bakje. Standaard postbakjes zijn hier prima geschikt voor. Zorg ook voor veel vellen papier en post-its.

Nu zorg je dat je alles in dit in-bakje hebt liggen. Als het te groot is om in het inbakje te leggen schrijf je de naam, locatie en datum van het item op en leg je dat in het inbakje.

Als je bijvoorbeeld een grote poster hebt liggen schrijf je op een papier de huidige datum en “Poster van LEGO, aan de muur op de zuidkant in kantoor”.

Als je een vol postvak hebt mag je gerust met een volgende beginnen. Of stapels er naast, op de grond, in dozen, .. Doe wat je nodig hebt. We gaan het straks allemaal verwerken en een plek geven. Nu is het gewoon belangrijk dat je alles bij elkaar hebt.

GTD Stap 2: Uit je hoofd, op papier

Nu je alle fysieke objecten hebt verzameld gaan we beginnen met het verzamelen van alles wat in je hoofd zit. Dit doen we door alles wat je nog moet doen op te schrijven. Waar je dat doet maakt nu niet zoveel uit, als je het maar niet kwijtraakt.

Alles opschrijven betekent zowel zakelijk als privé, klein en groot. Dit kan dus gaan van het vervangen van de vulling van je pen en de boodschap die je vanavond niet moet vergeten mee te nemen tot het samenvoegen van twee afdelingen op kantoor. Als het in je hoofd zit, moet het op papier.

In het begin is dit waarschijnlijk eventjes lastig; je weet niet zo goed wat je op moet schrijven en waar je moet beginnen.

Geef het een kans, als je een paar minuten bezig bent komen de gedachten en acties waarschijnlijk sneller in je op dan je ze kunt uittypen. Dat is niet erg, zolang je alles maar opschrijft.

Een handige manier om alles op weg te raken is ook het gebruik van “mindmapping”. Gebruik bijvoorbeeld de applicatie MindNode (gratis variant beschikbaar) om een mindmap te maken.

Door steeds verbanden te leggen zul je merken dat je heel veel kunt bedenken.

GTD Stap 3: Beslissingen nemen

Als je eenmaal alles op papier hebt, op wat voor manier dan ook, is het tijd voor de volgende stap uit het proces: beslissingen nemen. Hier gaan we bekijken wat je allemaal verzameld hebt en wat je er mee moet.

Dit gaan we doen door élk dingetje, één voor één, te bekijken en er een beslissing over te nemen. Dit proces kan de eerste keer heel veel tijd kosten, dus zorg dat je er even rustig voor gaat zitten.

Of je begint met je fysieke spullen, of met wat in je hoofd zat, maakt op zich niet uit. Ik merk dat de meeste mensen de voorkeur hebben om te beginnen met fysieke objecten, dus als je twijfelt raad ik dat aan.

Als je het eerste ding te pakken hebt gaan we het volgende proces in (ook te downloaden als PDF-bestand):

Een flowchart die het GTD (Getting Things Done) proces volledig beschrijft

Om je op weg te helpen gaan we kijken naar Michelle. Michelle is een jonge, succesvolle ondernemer met een webshop waar ze badkamer-artikelen verkoopt. Omdat ze meer controle over haar leven wilt heeft ze er voor gekozen aan de slag te gaan met Gettings Things Done. De volgende dingen vinden we bovenop de stapel van Michelle:

Factuur laptop

Het eerste wat ze tegenkomt is de factuur van de laptop die ze een maand geleden heeft aangeschaft. De eerste vraag die Michelle zichzelf heel bewust stelt is: “Wat is het?”. Door deze vraag heel concreet en bewust te maken werkt ze niet vanuit aannames, maar vanuit juiste informatie. Het antwoord op de vraag is volgens hem “De factuur voor mijn MacBook Pro.”.

De volgende vraag die ze zichzelf stelt: “kan ik hier actie op ondernemen?”. Ze heeft geen problemen met zijn laptop en een kopie van de factuur ligt al bij de accountant. Zijn antwoord op de vraag is daarom: “Nee, hier zit geen actie aan verbonden.”

Nu ze weet dat er geen actie is blijven er drie keuzes over, die ze één voor één voor evalueert:

De prullenbak. Ze heeft de factuur nodig voor de Belastingdienst en om eventueel gebruik te maken van garantie, dus ze gaat het in ieder geval niet weggooien.
Ooit / misschien. Dit zou betekenen dat de factuur in de toekomst mogelijk wel een actie aan vast komt te zitten. Dit is ook niet het geval.
Archiveren. Ze wil de factuur later wel op kunnen halen, dus ze kiest er voor om te archiveren.

Memo: 13 september, 10.30 afspraak met Sander – hier

Het volgende op haar stapel is een stukje papier waarop staat dat ze 13 september een afspraak heeft op haar eigen kantoor. Ze gaat opnieuw door het proces heen, startend met de vraag “Wat is het?”. Dit keer beantwoord ze de vraag met “Een memo over een afspraak die ik 13 september op kantoor heb, om half 11, met Sander, de accountmanager van mijn leverancier“.

Merk op dat Michelle weer zeer volledig is in het antwoord wat ze zichzelf geeft, dit zorgt er voor dat ze een goede beslissing kan nemen over het ‘ding’.

Op de vraag “kan ik hier actie op ondernemen?” zegt ze dit keer “Er zijn meerdere taken verbonden aan dit stuk papier. Ik moet nog voorbereiden en de afspraak in mijn agenda zetten.”

Nu ze weet dat er een actie verbonden is wordt de volgende vraag: “Wat is de eerstvolgende, fysieke, stap die ik kan zetten om dichter bij het doel te komen?”, ofwel: “Wat is de eerstvolgende actie?”. Het antwoord op deze vraag lijkt misschien “Voorbereiden” of “Afspraak in agenda” te zijn, maar dat zijn geen dingen die je ook echt fysiek kunt doen. Michelle weet dit en besluit dat dit de eerstvolgende actie is: “Maximale inkoopprijs berekenen voor een daling van 10% op de verkoopprijs”. Dit is een concrete, duidelijke volgende stap.

Als ze dit ziet, en ze heeft de juiste informatie bij de hand, kan ze dit direct uitvoeren.

Als de huidige verkoopprijzen niet handig bereikbaar zijn zou de volgende stap overigens bijvoorbeeld “Robin mailen voor overzicht verkoopprijzen artikelen” kunnen zijn. Of wat voor actie er dan ook nodig is om de verkoopprijzen te verkrijgen.

Het is belangrijk deze stappen niet te vergeten. Als er eigenlijk nog een stap zit vóór je “eerstvolgende actie” is deze stap je “eerstvolgende actie”!

De volgende vraag die Michelle zichzelf stelt, nu ze weet wat de volgende actie is, gaat over de 2-minuten-richtlijn: “Kan ik deze actie nu uitvoeren in 2 minuten?”. Omdat het opzoeken van zijn prijsoverzicht waarschijnlijk al een paar minuten duurt is het antwoord hier “Nee, ik kan dit niet binnen 2 minuten doen”.

Als het antwoord op de vraag “Nee” is komt door naar de volgende vraag: “Moet ík dit wel doen?”. Ze weet nu dat er een actie aan vast zit, wat deze actie is en dat ze het niet gelijk binnen twee minuten kan doen, maar is dit überhaupt wel een taak voor hem?

Ze doet dit soort zaken graag zelf en besluit dus “Deze taak ga ik zelf uitvoeren”.

De laatste vraag die gesteld wordt is: “Moet dit gebeuren op een specifiek tijdstip of zo snel mogelijk?”.

Het antwoord van Michelle op deze vraag is: “Ik moet op 13 september de berekening klaar hebben, dus op 12 september moet de berekening af zijn. Ik plaats de actie in mijn agenda voor 12 september”.

Veel mensen plannen hun agenda graag vol met acties met de gedachte “Dit wil ik graag vandaag doen”, terwijl het ook best één of twee dagen later zou kunnen. Zo staan er in de agenda allerlei taken die eigenlijk niet af hoeven op die dag en wordt de agenda in die zin niet serieus genomen. Het is daarom belangrijk dat je alleen taken in je agenda zet als ze ook echt af moeten op die datum.

Herinnering: afspraak maken met tandarts

Het laatste item waar we even meekijken met Michelle is een post-it waar ze op heeft geschreven dat ze een afspraak moet maken met haar tandarts. Tijdens het leegmaken van haar hoofd heeft ze post-its gebruikt om dingen op te schrijven en dit was één van de dingen die in haar opkwam.

Ook bij dit plakblaadje gaat ze het proces weer in met de standaard vraag: “Wat is het?”. Gevolgd door een antwoord: “Het is een post-it met een herinnering dat ik een afspraak moet maken met mijn tandarts”.

En ook de volgende vraag zal inmiddels bekend zijn: “kan ik hier actie op ondernemen?”. Michelle ziet hier een actie en zegt “Er is een actie, ik moet een afspraak maken met mijn tandarts”.

Om te bepalen wat haar eerstvolgende actie wordt vraagt ze zich af: “Wat is de eerstvolgende, fysieke, stap die ik kan zetten om dichter bij het doel te komen?”. Het antwoord op deze vraag definieert ze als volgt: “De tandarts bellen om een afspraak te maken”.

Ook nu houdt ze de twee-minuten richtlijn aan: “Kan ik deze actie nu uitvoeren in 2 minuten?”, waarop ze besluit dat ze wel in twee minuten kan bellen en de afspraak kan plannen. Ze pakt de telefoon en belt direct met de tandarts voor een afspraak.

Deze afspraak zet ze vervolgens uiteraard in haar agenda.

GTD Stap 4: Organiseren

Met behulp van deze flowchart (ook verkrijgbaar als PDF voor makkelijk printen) en bovenstaande voorbeeldscenario’s kun je nu aan de slag met je eigen inbakje. Gewoon bovenaan beginnen, één voor één verwerken en niets overslaan of terugleggen!

Uiteindelijk zul je zo een mooie lijst met acties gecreëerd hebben. De volgende stap is deze lijst met acties zo goed mogelijk te organiseren.

In termen van GTD is een project elk open eind waar meer dan één actie aan zit. Als we kijken naar de memo die Michelle had liggen zijn er nog best een paar eerstvolgende acties te bedenken:

Michelle overlegt graag met haar man over dit soort veranderingen, een volgende actie kan een overleg zijn
Natuurlijk wil Michelle graag koffie of thee aan kunnen bieden, maar ze heeft geen koffie in huis; een volgende actie is koffie kopen
Er staan nog al wat dozen in haar kantoor, wegens een recente verhuizing; voor het ontvangen van klanten wil ze deze dozen eerst naar de opslag brengen

Een project heeft dus altijd een gewenste uitkomst en bestaat uit verschillende eerstvolgende acties. Een eerstvolgende actie daarentegen is altijd één fysieke actie, zodra dit er meer zijn heb je 99% van de tijd te maken met een project.

Loop nu door alle eerstvolgende acties die je eerder hebt opgeschreven en verdeel ze in projecten en volgende acties. Bij de projecten schrijf je vervolgens de acties op.

In een volgend artikel zal ik je uitleggen hoe je deze projecten en acties handig kunt managen op je Mac, iPhone en iPad met het programma Things.

GTD Stap 5: Nakijken

Het is belangrijk dat je deze lijsten regelmatig raadpleegt en bijhoudt. Als je er niet op kunt vertrouwen dat alles wat je moet doen op deze lijsten staat gebruik je ze niet. En als je niet van deze lijsten gaat werken maar vanuit je hoofd zul je merken dat je weer meer bezig bent aan je werk in plaats van over je werk te denken.

Om te zorgen dat je deze lijsten ook blijft gebruiken is het belangrijk dat je tools hebt die je makkelijk en fijn kunt gebruiken. Als je deze serie blijft volgen, door je bijvoorbeeld te abonneren op de RSS-feed (Hoe werkt RSS op een Mac?), zul je deze tools zeker voorbij zien komen.

Hier beginnen we al gelijk mee in het volgende waar we gaan kijken hoe je Evernote kunt gebruiken om al stuff te verzamelen. Of het nou papier, digitaal, foto of tekst is. Evernote kan zo je “in”-bakje voor alles zijn!