Apple Coach

Home » Apple Tips » Mac Tips » [Serie: Je inbox leeg] Zeven tips om zelf goede emails te schrijven

[Serie: Je inbox leeg] Zeven tips om zelf goede emails te schrijven

Nu je weet hoe je zelf snel door je mailbox heen gaat, en waarschijnlijk ervaren hebt hoe fijn dat is, wil je vast ook andere mensen helpen om snel hun mail te verwerken. Dit kun je natuurlijk doen door deze artikelen te laten lezen, maar je kunt ze ook nog een beetje helpen door zelf goede emails te sturen.

Denk bijvoorbeeld eens aan de volgende tips als je een email gaat sturen:

Tip 1: Schrijf altijd maar over één onderwerp

Schrijf altijd maar over één onderwerp en vermeld dit onderwerp gelijk in de onderwerpregel.

Als je zeker wilt zijn dat je antwoord krijgt op je vraag helpt het vaak om maar één onderwerp per email te doen. Zo blijft een email thread helder en hoeft de ontvanger zich ook maar op één ding te concentreren.

Zo voorkom je dat twee van je drie vragen beantwoord worden, en net dat belangrijke punt “vergeten” wordt door de ontvanger.

Ook zijn kortere emails sneller te beantwoorden en heb je dus meer kans dat je in de “2 minuten”-regel valt en dus sneller antwoord krijgt.

Tip 2: Voorkom bijlages

Probeer bijlages te voorkomen wanneer je kunt. Bijlages nemen namelijk veel problemen met zich mee: de ontvanger moet een applicatie hebben om de bijlage te openen, de ontvanger wordt uit de flow van email gehaald en bijlages kunnen vaak maar beperkt geopend worden op mobiele telefoons.

Overweeg daarom de volgende dingen voor je een bijlage toevoegt:

- Kijk eens naar Google Docs of ZoHo om je documenten online te zetten en online te bewerken
- Moet het document wel in een aparte bijlage? Kun je de tekst opnemen in de email zelf? Als het alleen om (platte) tekst gaat is dit vaak een goede optie.
- Maak even een korte samenvatting van het bijgevoegde document. Als iemand de bijlage dan niet kan openen (bijvoorbeeld wegens mobiel internet) kunnen ze in ieder geval de samenvatting lezen.
- En als je dan toch een bijlage moet sturen – en deze noemt in de tekst – is het natuurlijk niet handig als je het vergeet. Daarom kun je Attachment Scanner Plugin gebruiken om geen bijlages te vergeten!
  Deze plugin wijst je er op als je een woord als “attachment” of “bijlage” gebruikt in je email maar geen bijlage hebt toegevoegd.

Tip 3: Actie verwacht?

Verwacht je dat de ontvanger een actie onderneemt op je email? Zoals we eerder geleerd hebben kan een actie een antwoord en/of taak zijn.

Geef in je email zo snel mogelijk aan óf je een actie verwacht, en wélke actie je verwacht. Details kunnen later in de email ook nog wel.

Tip 4: Goede opmaak

Soms moet je nou éénmaal veel informatie kwijt in een email. Gebruik dan een heldere structuur met genoeg witruimte.

Probeer zoveel mogelijk gebruik te maken van lijstjes (het liefst genummerde opsommigen) wanneer dat kan. Deze lezen erg gemakkelijk en zijn ook simpel te beantwoorden omdat je duidelijk naar een specifiek punt kunt wijzen.

Als je deze tips volgt zorg je er niet alleen voor dat de ontvanger van je email ook snel haar email kan verwerken, de kans dat je antwoord krijgt is ook nog eens een stuk groter.

Dat betekent dat je minder tijd kwijt bent aan het opvolgen van de emails die in je “Nakijken”-map staan!

Tip 5: moet ik dit wel mailen?

Vraag jezelf altijd af of email wel het juiste medium is voor je een mail verstuurt. Het komt regelmatig voor dat het handiger is de telefoon te pakken of langs te lopen. Een aantal tips:

Als het om een urgente zaak gaat is de telefoon waarschijnlijk een betere optie. Je krijgt hier direct antwoord en kunt snel schakelen
Wil je kennis delen met collega’s? Overweeg dan eens het gebruik van het intranet of de wiki die je kantoor mogelijk in gebruik heeft. Vaak zijn er goede opties beschikbaar gesteld voor het delen van kennis. Informeer hier bijvoorbeeld eens over bij de IT-afdeling. Als er nog geen optie is kun jij direct een voorstel doen om zoiets te implementeren!
Heb je een interessante link gevonden die je wilt delen met mensen? Overweeg dan eens om deze op Twitter te plaatsen, zodat meer mensen hier gebruik van kunnen maken. Een ‘linkdump’ – een (interne) website waar links geplaatst kunnen worden met weinig of geen uitleg – kan ook een leuk en handig idee zijn!
Gebruik chat. Hoewel chat door sommige mensen nog steeds gezien wordt als iets voor tieners kan het zakelijk ook zeer handig zijn. Gebruik bijvoorbeeld iChat over het lokale netwerk (Bonjour) om met collega’s te kunnen praten. Chat is directer dan email, en daarom geschikt voor urgente zaken, maar stoort niet zo als de telefoon vaak doet.

Tip 6: gebruik voorvoegsels in onderwerpen

Een handige manier om filters en slimme mappen te kunnen maken is door het gebruik van voorvoegsels in onderwerpregels. Als je hier een standaard voor kunt maken door het bedrijf heen werkt dit zeer efficiënt!

Denk bijvoorbeeld aan de volgende voorvoegsels:

[FYI] voor een onderwerp betekent dat het puur ter informatie is. De term FYI (For Your Information) wordt veel gebruikt om informatie te labelen waarop geen actie verwacht wordt. Deze mails kun je automatisch naar je “Later”-map filteren.
[Ug] voor een onderwerp betekent dat het haast heeft. Dit zijn urgente zaken die iemand toch via de mail moet versturen. Het kan zijn dat iemand je telefoonnummer niet heeft, of dat je niet bereikbaar bent. Door dit voorvoegsel af te spreken en je mailbox altijd eerst te scannen op [Ug]-onderwerpen kunnen nog al wat vervelende zaken voorkomen worden.
[Projectnaam] door de projectnaam voorin de mail te zetten weet de ontvanger gelijk waar het over gaat en kan er bovendien makkelijk gefilterd worden. Door bijvoorbeeld een slimme map te maken voor elk project wat je doet kun je altijd snel bij de emails van het bijbehorend project.

Tip 7: verbeter het onderwerp wanneer je reageert

Deze laatste tip is misschien wat controversieel, en je moet waarschijnlijk oppassen wanneer je het toepast, maar verbeter de onderwerpen van andere mensen af en toe eens.

Als je bijvoorbeeld een email krijgt met als onderwerp “Vrijdag” zou je een mail terug kunnen sturen waarin je het onderwerp gewijzigd hebt naar “Re: Wil jij vrijdag de salade voor de barbecue verzorgen?”.

Dit betekent wel dat je de eerste email niet terugziet in de “threaded view” van Mail, maar je hebt voortaan wel een duidelijk onderwerp voor deze mailwisseling. Eventueel kun je aan het einde van de email een korte toelichting geven over het gebruik van onderwerpen in emails of deze zeven tips meesturen.