Overzicht bewaren: bestanden logisch indelen
Overzicht bewaren in duizenden bestanden en mappen blijft een uitdaging. Je kunt werken met gekleurde labels, gedetailleerde mappenstructuren of alles in één map (niet je bureaublad!) “dumpen” en vertrouwen op de kracht van Spotlight.
Geen van deze opties is natuurlijk goed of fout, maar ik merk dat mensen toch tegen problemen aanlopen met deze methodes. Er is echter een methode die voor de meeste mensen lijkt te werken: een simpele mappenstructuur die iedereen begrijpt.
Ik ga er in dit artikel van uit dat je Dropbox gebruikt (het gratis alternatief voor MobileMe), hoewel het grootste deel van deze structuur ook toe te passen is als je dat niet doet.
Archief
Er zijn natuurlijk een heleboel documenten waar je aan gewerkt hebt, die je niet weg wilt doen, maar wel ergens moet bewaren. Deze documenten kun je kwijt in je archief.
Omdat je het archief waarschijnlijk weinig doorzoekt (alleen als je iets terug wilt zoeken), houd ik dit zelf erg plat – er is een map per project en niet meer dan dat.
Backup
Natuurlijk is het een altijd een goed idee om een goed backup-systeem te hebben. Een geautomatiseerd systeem, dat – zonder tussenkomt van een mens – automatisch reservekopieën maakt is aan te raden.
Maar zelfs dan komt het wel eens voor dat je even snel een handmatige backup wilt maken. Je adresboek backuppen voor je het gaat synchroniseren met een nieuwe service bijvoorbeeld. Of gewoon even een backup van een belangrijk bestand, voor de zekerheid.
Deze backups kun je plaatsen in de map, jawel, backup. Ruim deze map regelmatig op, backups van meer dan een week oud zijn hier waarschijnlijk niet zo nuttig
Documenten
Je documenten-map wordt één van je meestgebruikte mappen. Hier plaats je al je actieve projecten. Persoonlijk vind ik het fijn om hier voor elk project een eigen map aan te maken en binnen deze mappen niet te veel submappen te maken.
Zo vind je bestanden sneller (je hoeft minder na te denken) en je kan altijd spotlight gebruiken als je iets niet direct kan vinden. Als je duidelijk meerdere rollen vervult (misschien ben je part-time in loondienst en part-time voor jezelf bezig) wil je hier wellicht een tussenlaag in aanbrengen die deze rol gescheiden houdt.
Inbox
Je verzamelt nog al wat bestanden op een dag: video’tjes van familie, rapporten van collega’s via email, DMG-bestanden om software mee te installeren en veel meer.
Al je tijdelijke bestanden kun je hier ook in kwijt.
Als je al deze downloads binnen laat komen in je inbox-map, heb je één map die je gewoon één keer per week kunt leeggooien. Omdat je echt belangrijke bestanden al verplaatst hebt naar een andere map (toch? ;-)), houd je zo je harde schijf en Dropbox-account leeg en overzichtelijk!
Media
Alle muziek, films, foto’s en andere multimedia die je verzamelt plaats je in deze map.
Hoe je dit indeelt is natuurlijk zeer persoonlijk, maar mijn voorkeur is het in te delen in de drie mappen films, foto’s en muziek. De muziek-map laat ik beheren door iTunes, de foto’s-map deel ik in op evenement en films staan “los” in deze map.
Publiek
Je publieke map is de map die iedereen kan bekijken via internet. Hier kun je bijvoorbeeld foto’s of documenten in zetten die je daarna op Twitter, Facebook of Hyves plaatst.
Tools
Ten slotte maak je de map tools aan. Hier zet je al je automator-bestanden, shell-scripts en andere kleine handigheidjes in. Dit zijn geen volwaardige applicaties, en wil je dus waarschijnlijk ook niet in je Applicaties-map hebben, maar vallen ook niet in de andere categorieën.
Voorbeelden van dergelijke tools zal ik binnenkort verder bespreken.
De ultieme mappenstructuur
Heb je al deze mappen aangemaakt? Dan heb je nu de ultieme folderstructuur gecreëerd!
Gefeliciteerd, geniet van het overzicht wat je voor je voortaan hebt!